Tobias praktische Ausbildungsphase am Empfang

In den letzten vier Wochen durfte Tobias den Empfang betreuen. Dabei kam er in direkten Kontakt mit Kunden, Schulen und Eltern. Er überwachte den Eingang, empfing Gäste und nahm verschiedenste Telefonate an. Wie das alles abgelaufen ist und wie ihn die Hospitation weitergebracht hat, erzählt euch Tobias heute.

Tobias an seinem Arbeitsplatz am Empfang © AUBI-plus GmbH

Die Einführung

In meiner ersten Woche habe ich eine Einführung bekommen. Ich erhielt einen Leitfaden für die häufigsten Anrufe, einen Stapel leerer Telefon-Notizen und eine Karte unserer Vertriebsregionen. Mein Mentor führte mich langsam an das Annehmen von Telefonaten heran. Erst durch Zuhören, später durch Sprechen mit anschließendem Feedback. So konnte ich mich nach und nach an das Telefonieren gewöhnen. Da ich sonst in der IT tätig bin, muss ich selten Telefongespräche mit Kunden führen.

Die Aufgaben

Meine wichtigste Aufgabe ist es, Telefonate anzunehmen. Häufig leite ich Kunden an einen unserer Ansprechpartner weiter. Bei kleineren Anliegen, wie der Deaktivierung eines Stellenangebotes kann ich aber auch selber weiterhelfen. Wenn ein Kollege mal nicht erreichbar ist, fülle ich eine Telefon-Notiz aus und lege sie ihm an den Arbeitsplatz. Es rufen auch Jugendliche oder Eltern an, welche Fragen zum Thema Ausbildung haben, oder auf der Suche nach einem Ausbildungsplatz sind. Diesen helfe ich so gut wie möglich weiter, oder verweise sie an entsprechende Unternehmen. Wenn wir Besuch bekommen, bin ich der erste Ansprechpartner. Ich weise Ihn ins Foyer und benachrichtige den zuständigen Mitarbeiter, mit dem der Gast einen Termin hat. Auch für das Annehmen der Post bin ich zuständig. Wenn ein Paket mit Namen kommt benachrichtige ich den Empfänger. Am Ende des Arbeitstages schließe ich noch die Haupteingangstür ab. Diese Aufgaben lasten mich nicht zu 100% aus, also komme ich meiner üblichen Programmieraufgabe in der IT weiterhin nach.

In meiner Zeit am Empfang habe ich Vieles über die Kontakte von AUBI-plus gelernt. Das Wichtigste aber: Ich habe meine Telefonangst überwunden. Somit hatte ich von der praktischen Ausbildungsphase sogar einen persönlichen Nutzen.

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