Buchhalter / Buchhalterin Lehre & Beruf

Vormittags – Zahlungen prüfen und Geschäftsvorfälle buchen

Im Büro angekommen wirfst du einen Blick in dein E-Mail-Postfach. Du hast neue Rechnungen, Rückfragen von Kollegen und Unterlagen vom Steuerberater erhalten. Dann schaust du in den Kalender. Heute verbuchst du Rechnungen, erstellst den Monatsabschluss und kümmerst dich um die Gehaltsabrechnung.

Als erstes öffnest du dein Programm für das Online-Banking. Dort gleichst du die Zahlungseingänge mit den noch offenen Rechnungen ab. Ein Kunde hat eine Rechnung über 1.200 Euro bezahlt. Also kannst du seine Zahlung verbuchen und die Rechnung als „bezahlt“ markieren. Danach prüfst du fällige Rechnungen von Lieferanten, sortierst sie nach Fälligkeit und stößt eine Überweisung an.

Du hast verschiedene Belege des Vortages bekommen, die du jetzt verbuchen musst. Ein neuer Laptop wurde gekauft, daher aktualisierst du die Anlagenbuchhaltung und richtest die Abschreibung ein. Die Tankrechnung für das Firmenauto trägst du als Spesenbuchung ein und die Einnahmen aus Online-Verkäufen führst du als Umsatzerlös auf. So ordnest du jede Buchung dem richtigen Konto zu und hältst die Finanzdaten aktuell.

Nachmittags – Monatsabschluss erstellen und Gehälter berechnen

Nach der Mittagspause widmest du dich dem Monatsabschluss. Zum Ende jeden Monats möchte das Unternehmen Informationen über seine wirtschaftliche Lage erhalten. Also überprüfst du, ob alle Kontoauszüge mit den Buchungen übereinstimmen. Du passt Rückstellungen an und berechnest die Abschreibungen für Maschinen oder Fahrzeuge. Außerdem gehst du offenen Posten wie Forderungen oder Verbindlichkeiten durch und kalkulierst die Werte.

Am Monatsende freut sich jeder Arbeitnehmer auf sein monatliches Gehalt. Dieses zahlt sich aber nicht von allein aus. Du trägst Arbeitszeiten ein und berechnest bei Minijobbern anhand der Stundenzahl das Gehalt. Dabei prüfst du Abzüge und bereitest die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge vor. Dank deiner Arbeit bekommt jeder Mitarbeiter pünktlich sein Gehalt.

Du beantwortest noch ein paar Mails und heftest Unterlagen ab. Um 16:00 Uhr geht es mit einem guten Gefühl in den Feierabend.

Geschäftsvorfälle und Rechnungslegung:
Du erfasst alle Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel den Kauf einer neuen Maschine. Dieser Wert fließt mit in die Bilanz zum Jahresabschluss ein. Außerdem hältst du dich an die internationalen Vorschriften, wenn du Vermögenswerte und Schulden bewertest. Beispielsweise muss ein Firmenwagen nach bestimmten Regeln abgeschrieben werden. Am Jahresende berechnest du die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

Steuern:
Du kennst dich bestens mit Umsatz-, Körperschaft- und Gewerbesteuer aus. Die Firma hat ein neues Gerät gekauft? Du erkennst sofort, was in diesem Jahr steuerlich absetzbar ist und was über mehrere Jahre abgeschrieben wird. Am Jahresende kontrollierst du die steuerlichen Ergebnisse, denn Rückstellungen müssen für die Steuern manchmal anders bewertet werden.

Finanzmanagement:
Du behältst die Finanzen des Unternehmens im Blick, sodass genug Geld für laufende Zahlungen vorhanden ist. Dabei planst du auch, wie viel Geld im Jahr gebraucht wird und erstellst monatliche Übersichten mit Einnahmen und Ausgaben. Überlegt die Firma, einen größeren Kauf zu tätigen, rechnest du aus, ob sich die Anschaffung lohnt. Dabei schaust du, in welchem Zeitraum sich die Kosten für den Kauf wieder ausgleichen. So weißt du genau, wann sich die Anschaffung amortisiert. „sich amortisieren“ ist Fachsprache und bedeutet, dass Kosten durch Einsparungen oder Einnahmen wieder ausgeglichen werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit:
Gute Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens ist sehr wichtig. Daher stimmst du dich mit dem Steuerberater oder anderen Abteilungen ab. Durch regelmäßige Sitzungen kannst du die Mitarbeiter und Führungskräfte über Monats- und Jahreszahlungen informieren. Da die Finanzen der Grundbaustein eines Unternehmens sind, leitest du neue Mitarbeiter bei Ausgaben stärker an. Erfahrenen Kollegen lässt du etwas mehr Freiraum und Eigenständigkeit.